Hướng dẫn trừ chi phí đào tạo nhân viên khi tính thuế TNDN, VAT, TNCN

Đào tạo nhân sự là hoạt động diễn ra tại mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, có khá nhiều người băn khoăn về cách tính chi phí đào tạo nhân viên cũng như là các vấn đề có liên quan tới thuế. Mời các bạn cùng tìm hiểu ngay cách trừ chi phí đào tạo khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân qua bài viết sau.

1. Chi phí đào tạo nhân viên là gì?

Trong hợp đồng lao động, chi phí để đào tạo, bồi dưỡng cũng như nâng cao trình độ người lao động là một nội dung thiết yếu. Khi người lao động được đào tạo nhằm nâng cao trình độ, hoặc đào tạo ở trong nước hay ngoài nước từ kinh phí cá nhân đều phải giao kết hợp đồng với những nội dung về chi phí đào tạo.

Chi phí cho việc bồi dưỡng và nâng cao tay nghề nhân sự là việc thiết yếu

Tuy nhiên, không phải là mọi khoản chi phí đều được coi là chi phí đào tạo nhân viên. Một khoản phí sẽ được xem là phí đào tạo trong trường hợp sau:

Khoản chi phí này có chứng từ hợp lệ với các thông tin về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, vật liệu thực hành và nhiều những loại chi phí khác.
Trong trường hợp người lao động được đi đào tạo ở nước ngoài thì mức chi phí đào tạo bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong khoảng thời gian được đào tạo ở bên nước ngoài.

→ Học viết chữ ký TPHCM

2. Chi phí đào tạo có được khấu trừ khi tính thuế TNDN, giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân không?

2.1. Đối với thuế TNDN

Căn cứ vào Điều 4 của thông tư 96/2015/TT-BTC có quy định về mức tính thuế TNDN đối với chi phí đào tạo như sau:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

……

2.30. Các khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế, trừ các khoản chi sau:

– Khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo nghề nghiệp cho người lao động bao gồm:

+ Chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, thiết bị dùng để hoạt động giáo dục nghề nghiệp, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học.

+ Chi phí đào tạo của doanh nghiệp cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp”

Theo như Khoản 3 Điều 3 Chương II Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định

“Chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm, lợi thế kinh doanh không phải là tài sản cố định vô hình mà được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm kể từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động”

Như vậy có thể kết luận rằng mức chi phí đào tạo nhân viên làm việc tại doanh nghiệp sẽ được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế, trong trường hợp có đầy đủ các loại chứng từ và hóa đơn cần thiết.

→ Xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên trong doanh nghiệp

Chi phí đào tạo sẽ được đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế nếu đầy đủ chứng từ

Dưới đây là hồ sơ để có thể đưa mức chi phí này vào mức chi phí hợp lý:

Quyết định điều động nhân viên đi học.
Hợp đồng lao động giữa nhân viên và doanh nghiệp.
Bản cam kết sau khi kết thúc khóa học thì nhân viên vẫn sẽ tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp.
Hóa đơn tiền học phí và các loại chứng từ thanh toán. Trong trường hợp hóa đơn trên 20 triệu thì bắt buộc phải thực hiện việc chuyển khoản.
Quy chế về lương thưởng của doanh nghiệp cũng phải có quy định rõ ràng về việc cử nhân viên đi học.

2.2. Đối với thuế giá trị gia tăng

Trong hóa đơn của nhân viên được cử đi học nếu như có thuế giá trị gia tăng thì sẽ được khấu trừ phần thuế giá trị gia tăng đầu vào. Điều này được căn cứ theo điều 14 Thông tư số 219/2013/TT-BTC quy định nguyên tắc khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào.

“Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ.”

Tuy nhiên, có một chú ý về việc quy định đối với đối tượng không chịu thuế gia tăng tại điều khoản 13 Điều 4 Thông tư số 219/2013/TT-BTC:

“13. Dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật bao gồm cả dạy ngoại ngữ, tin học; dạy múa, hát, hội họa, nhạc, kịch, xiếc, thể dục, thể thao; nuôi dạy trẻ và dạy các nghề khác nhằm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hóa, kiến thức chuyên môn nghề nghiệp.”

Như vậy, nếu như dạy học và dạy nghề theo đúng như quy định của pháp luật thì doanh nghiệp sẽ không phải chịu thuế GTGT. Điều này có nghĩa là các đơn vị dạy học và dạy nghề khi thực hiện xuất hóa đơn sẽ không có thuế và sẽ chỉ cần hạch toán chi phí đào tạo và chi phí hợp lý.

→ Luyện viết chữ đẹp người lớn TPHCM

Nếu như học và dạy nghề theo đúng như quy định thì doanh nghiệp không phải chịu thuế GTGT

2.3. Đối với thuế thu nhập cá nhân

Theo khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định:

“đ) Các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người nộp thuế được hưởng dưới mọi hình thức:

……

đ.6) Đối với khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động hoặc theo kế hoạch của đơn vị sử dụng lao động thì không tính vào thu nhập của người lao động.”

Theo Công văn 5249/TCT-TNCN ngày 15/11/2017 của Tổng cục thuế:

“Căn cứ hướng dẫn nêu trên và trình bày của Cục Thuế TP. Hà Nội trường hợp Công ty TNHH kiểm toán HSK Việt Nam (Công ty) có hỗ trợ tiền học phí cho các nhân viên của mình phù hợp với công việc chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên theo kế hoạch của Công ty các chương trình Kế toán/Kiểm toán quốc tế ACCA và chủ động trả tiền trước từ tài khoản ngân hàng của cá nhân. Công ty sẽ hoàn trả tiền học phí bằng cách chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của nhân viên, chứng từ chứng minh là các hóa đơn do tổ chức ACCA phát hành cho Công ty thì khoản hỗ trợ học phí này được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên này.”

Theo các quy định trên, có thể kết luận rằng chi phí đào tạo nhân viên được cử đi học sẽ không được tính vào mục thuế TNCN.

→ Những nội dung cơ bản khi xây dựng quy chế đào tạo

Chi phí đào tạo không được tính vào thuế thu nhập cá nhân

3. Hướng dẫn hạch toán chi phí đào tạo

Theo khoản 3 điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC:

3.11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)

Có các TK 111, 112, 331,…

Theo khoản 1 điều 37 Thông tư 200/2014/TT-BTC:

“e) Chi phí phát sinh đem lại lợi ích kinh tế trong tương lai cho doanh nghiệp gồm: chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên, chi phí quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động của doanh nghiệp mới thành lập, chi phí cho giai đoạn nghiên cứu, chi phí chuyển dịch địa điểm được ghi nhận là chi phí SXKD trong kỳ hoặc được phân bổ dần vào chi phí SXKD trong thời gian tối đa không quá 3 năm.”

Như vậy có nghĩa là nếu như khoản chi phí đào tạo nhân viên của bạn lớn thì bạn cần phải biết cách phân bổ sao cho hợp lý.

Nợ TK 242 – Chi phí trả trước

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331,…

Định kỳ hàng tháng phân bổ:

Nợ TK: 623, 627, 641, 642 …

Có TK 242 – Chi phí trả trước

Trên đây là chia sẻ những thông tin liên quan tới chi phí đào tạo nhân viên khi tính thuế TNDN, VAT, TNCN… Mong rằng đây sẽ là những chia sẻ hữu ích dành cho bạn.