Phần mềm quản lý đào tạo giúp gì cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Phần mềm quản lý đào tạo là trợ thủ đắc lực cho bất kỳ loại hình kinh doanh đào tạo nào, nhưng hãy xem nó có thể giúp gì cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Điều tuyệt vời của phần mềm quản lý đào tạo là nó có rất nhiều tính năng có thể đáp ứng nhu cầu của các công ty đào tạo và phòng đào tạo, cũng như các doanh nghiệp từ nhiều ngành khác nhau và các doanh nghiệp có quy mô khác nhau. Hôm nay We sẽ phân tích những lợi thế cụ thể của phần mềm quản lý đào tạo cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMBs), và những phần nào của hệ thống sẽ hoạt động đặc biệt tốt cho đào tạo ở các doanh nghiệp có quy mô này.
1. Tạo cơ sở tri thức tập trung
Khả năng lưu trữ
Một lợi thế lớn của việc sử dụng phần mềm quản lý đào tạo là thực tế nó mang đến cho bạn khả năng lưu trữ tất cả thông tin của doanh nghiệp ở một nơi thay vì có nhiều hệ thống khi đang lưu trữ thông tin. Đây có thể là sự kết hợp của bảng tính, tệp trên Google Docs, tệp được lưu trên máy tính cá nhân hoặc thậm chí là bản sao cứng của một số thông tin.
Trong một doanh nghiệp nhỏ hơn, phần mềm đào tạo nội bộ có thể chứng minh nhiều lợi ích hơn. Cứ cho rằng bạn có một bộ phận được tạo thành từ một người hoặc vài người và họ có nhiệm vụ giữ tất cả thông tin liên quan đến bộ phận của họ, những thông tin này chỉ được lưu trữ trên máy tính của họ, với hệ thống nhỏ của họ, bởi vì không một người khác từng cần truy cập thông tin.
Nhưng điều gì xảy ra khi họ nghỉ ốm, hoặc vào ngày lễ, và ai đó cần truy cập vào những dữ liệu đó? Điều đó chắc chắc là không thể. Ngoài ra, nếu nhân viên này rời công ty, ngay cả khi có sự chuyển giao tốt nhất, họ vẫn có nguy cơ bỏ qua thông tin chính mà người mới sẽ cần để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
→ Luyện viết chữ đẹp cho giáo viên
Khả năng phân quyền
Bạn có thể nghĩ rằng các team nhỏ hoặc đơn lẻ sẽ rất tốt nếu lưu trữ lượng dữ liệu lớn trong các hệ thống cá nhân, nhưng thực tế, điều tốt hơn là đào tạo tri thức nội bộ cần được lưu trữ tập trung, để đảm bảo rằng những người khác có thể truy cập những tài liệu cần thiết mà không có rào cản.
Nhưng chắc hẳn bạn sẽ đặt ra câu hỏi, đối với những dữ liệu kinh doanh quan trọng và mang tính bảo mật thì sao. Vậy thì hãy để phần mềm quản lý đào tạo giải quyết vấn đề này. Với việc sử dụng công cụ đào tạo nội bộ này, bạn vừa có thể tạo cơ sở tri thức tập trung, nhưng vẫn có thể đặt bảo mật các nguồn dữ liệu quan trọng hoặc phân quyền cho một vài người cụ thể có thể truy cập.
2. Theo kịp với các đối thủ lớn hơn
Giữ chân khách hàng tốt hơn
Với những doanh nghiệp kinh doanh các khóa học online ở bất kì lĩnh vực nào, thì điều này thực sự cần thiết. Sử dụng phần mềm quản lý đào tạo có thể giúp tăng cường sự hiện diện trực tuyến của doanh nghiệp vì bạn có thể thực hiện những việc như bán khóa học trực tuyến chỉ bằng vài cú nhấp chuột!
Hiện tại, bạn có thể liệt kê các khóa học thông qua các cách thức như gửi mail, gọi điện để khách hàng tiềm năng có thể duyệt qua danh mục khóa học của bạn, nhưng họ vẫn phải gọi điện thoại hoặc gửi email cho bạn để tiến hành chốt sale. Một chút nỗ lực thêm này là đủ để khiến khách hàng bỏ cuộc và nhảy sang một đối thủ cạnh tranh. Có thể họ không muốn giao dịch với cá nhân để bán hàng, hoặc có thể họ không muốn thêm thời gian để gọi điện thoại hoặc chờ phản hồi qua email. Cuối cùng, có thể thực tế là họ chỉ cảm thấy an toàn hơn khi hoàn thành giao dịch mua hàng trực tuyến thông qua một nhà cung cấp thanh toán đáng tin cậy.
Dù lý do là gì đi nữa, nếu bạn mất đi một khách hàng tiềm năng, tức là mất đi một cơ hội để vươn lên.
Bán các khóa học trực tuyến thông qua phần mềm quản lý đào tạo sẽ không tốn nhiều công sức, vì một khi bạn đã nhập tất cả thông tin về các khóa học của mình vào phần mềm quản lý đào tạo, nó sẽ tự động được cập nhật trên trang web của bạn, có nghĩa là trang web của bạn sẽ luôn hiển thị nhiều nhất thông tin cập nhật mà không cần bạn phải nhập bất kỳ thông tin nào đến hai lần. Và khách hàng tiềm năng có thể theo dõi, thậm chí tiến hành thanh toán chốt sale ngay lập tức nếu họ cảm thấy muốn sử dụng sản phẩm, thay vì phải gọi điện hoặc gửi email để chốt sale.
3. Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp
Đầu tư vào phần mềm quản lý đào tạo nội bộ có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí theo nhiều cách khác nhau, do đó, điều quan trọng là không nên bị trì hoãn bởi chi phí ban đầu để mua một phần mềm quản lý đào tạo.
Sử dụng phần mềm riêng lẻ có khả năng tích hợp các công cụ quản lý doanh nghiệp (như We có thể đồng bộ, kết nối sang HRM hay Hubspot) sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí trong việc quản lý và đào tạo tri thức nội bộ.
Tiết kiệm chi phí thuê nhân viên
Ngoài ra, phần mềm quản lý đào tạo có thể sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa chi phí tuyển dụng hoặc thuê nhân viên mới. Phần mềm đào tạo nội bộ có thể tự động hóa rất nhiều nhiệm vụ mà nhóm của bạn cần hoàn thành ngay, điều đó có nghĩa là họ sẽ có nhiều thời gian hơn để tiếp tục với các nhiệm vụ khác.
Ví dụ như ở phần 2, thay vì thuê một đội sale, bạn có thể giảm bớt số lượng đi hoặc thậm chí không cần khi mà phần mềm quản lý đào tạo đã cập nhật đầy đủ các khóa học mà bạn đang kinh doanh và chỉ chờ khách hàng chốt sale mà thôi. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn sẽ có thể thực hiện nhiều công việc hơn mà không thực sự tăng số lượng nhân viên bạn sử dụng. Điều đó sẽ không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí của một hoặc hai mức lương, mà còn là chi phí thuê nhân viên và on-boarding – việc mà cũng có thể gây tốn kém.
→ Xem trung tâm luyện chữ đẹp Như Ý tại đây!
4. Phần mềm quản lý đào tạo giúp phát triển đội ngũ nhân sự toàn diện
Hoàn thành các nhiệm vụ quản trị lặp đi lặp lại nhiều lần như training đôi khi sẽ làm mất thời gian và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, nhưng những nhiệm vụ này rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn, vậy câu trả lời là gì? Hãy trang bị phần mềm quản lý đào tạo!
Bạn có thể lưu trữ các tài nguyên, thông tin cần thiết này để những nhân viên của bạn có thêm thời gian phát triển vai trò và mở rộng kiến thức!
Đây là một số trong những điều bạn có thể tự động hóa bằng giải pháp đào tạo, vì vậy bạn không bao giờ phải thực hiện lại chúng một cách thủ công
Đào tạo nhân viên
Tạo các bài học cho nhân viên, lưu trữ hệ thống thông tin, học liệu, tài liệu cần thiết cho nhân viên phát triển. Đào tạo tri thức trong nội bộ doanh nghiệp đang thực sự cần thiết đối với bất cứ doanh nghiệp nào.
Phần mềm quản lý đào tạo giúp tổng hợp báo cáo.
Quyết định dữ liệu nào bạn muốn được hiển thị trong báo cáo của mình, ví dụ như thông tin nhân viên, mức độ hoàn thành bài đào tạo, lưu dữ liệu đó và bạn không bao giờ phải lo lắng về việc tổng hợp lại báo cáo đó. Mỗi khi bạn mở báo cáo, tất cả dữ liệu trong đó sẽ được lấy từ phần mềm quản lý đào tạo của bạn và được cập nhật theo thời gian thực, do đó bạn luôn có dữ liệu cập nhật nhất có thể mà không mất thời gian. Bạn cũng có thể thiết lập các báo cáo để gửi tự động cho bất cứ ai cần chúng.
→ Dạy học livestream: 5 bước chuẩn bị bài giảng
Phần mềm quản lý đào tạo giúp thu thập thông tin phản hồi của nhân viên.
Thu thập thông tin phản hồi từ các nhân viên vào cuối khóa đào tạo là một hoạt động quan trọng, nhưng nó có thể rất tốn thời gian! Phần mềm quản lý đào tạo cho phép bạn tạo và lưu trữ các khảo sát, sau đó bạn có thể đặt để tự động gửi cho nhân viên sau khi khóa đào tạo của họ kết thúc.
Có thể nói, sở hữu phần mềm quản lý đào tạo rất quan trọng cho các doanh nghiệp. Nhất là khi doanh nghiệp của bạn vừa và nhỏ, xây dựng một đội ngũ nhân viên vững chắc sẽ giúp ích cho sự phát triển và mở rộng của công ty sau này. We cung cấp giải pháp quản lý đào tạo cho các doanh nghiệp, đáp ứng đủ những lợi ích trên với những công cụ quản lý tối ưu, vượt trội, dung lượng không giới hạn, chi phí thấp. We đã, đang và sẽ luôn đồng hành cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp.
